データ整理
友達がデータ整理についていろいろ考えてるので自分の方法をまとめてみようかと思います。
結論としては複雑なのは続かない、シンプル・イズ・ベストです。
人に見せれない情報の取り扱い
たつをの ChangeLog のたつをさんが考案したChangeLogメモがベスト。ずっと愛用してます。
1つのテキストファイルにメモするというもので、
- ファイルは１つ
- 時系列
- 箇条書き
がルールです。プログラマーな人はEmacsとかVimとかいう変態的なエディタを使うのですが、普通の人はWindowsなら
スタート → すべてのプログラム → アクセサリ → メモ帳
でオッケーです。
F5キーを押すと時間と時刻が出るので、1文字分スペースをあけてメモをとりましょう。
デスクトップかどこかに「ChangeLog.txt」という名前で保存して、あとは何かあるたびにこのファイルに書き込むだけ。
なにか気になることがあったらこのファイルを開いて検索しましょう。
情報管理の基本は
「整理しないで検索する」
です。
僕は仕事用と家用の２つ書いてます。
「すべての情報はここにある！」という安心感が何よりも財産です。
人によるでしょうが、複数のファイルやツールを使いこなすことは無理です。
少なくとも僕には無理でした。
しかしただ１つのファイルだけなら何とかなるものです。
週一回見直しましょう。
人の管理
基本的にGmailの連絡先に書きます。
もらった名刺全部を入力するのは面倒なので、一度メールを送って戻ってきた人のみ書くといいでしょう。
最初にどこで、だれと、いつ会ったか書いておくといいです。もし誕生日が分かるなら、その場で次に説明するGoogleカレンダーに登録しておきましょう。
メールじゃなく電話だけのやりとりの人はChangeLogに書いておきます。
宛名を印刷するなどの用途には向かないので、その場合は別の方法を取る必要があります。
タスク管理
基本的に紙管理です。A4の紙の縦半分に線を引いて左にタスク、右を上中下に3等分にして、上が「人待ち」、中が「いつか」、下が「スケジュール」です。
「タスク」は優先順位をつけることが大切です。優先順位の高いものからひたすらつぶしていきましょう。
「人待ち」は誰かが来たらやることとか、誰かの仕事が終わったらすることです。
「いつか」は、いつかやることです。思いついたら書いておきましょう。
「スケジュール」は時間の決まってる今日やることです。
一日の終わりに、明日の分を作って、残ったタスクをタスクに書いて、一週間以内にやらない「いつか」はChangeLogへ[[いつか]]とつけて書き、1週間以内にやりそうなことは翌日分の「いつか」に書きましょう。
翌日の紙にはスケジュール帳の翌日分も写しておきます。
次の日の朝にやること決めるのはだらだらする元なので前日にやってしまうことです。
やったタスクの記録は、「あとでトラブルになる可能性が高いもの」以外捨ててしまいましょう。
下手に残すと面倒になってきます。箇条書きで残すくらいなら後で述べるBLOGやWikiにまとまった文章として残しましょう。
まとまった文章
インターネットが使える環境だったらBLOGとWikiを使いましょう。
Vox や nowa だと記事ごとの公開範囲を自分だけ、友達だけに公開、一般に公開と設定できるのでよいでしょう。Voxは一時期使ってられないくらい重かったですが、最近は割りと軽くなった気がします。
まとまった文章は自分の宝なので、ばりばりアウトプットしてしまいましょう。人の目に触れることで何倍もの価値となって戻ってくるはずです。
Wikiはブログより体系づけた文章が作ることができます。
僕はイントラでHikiを使ってます。
DreamHostでMediaWikiをインストールするのが簡単だったので最近それも始めました。
Wikiを使うときの注意は誰にでも書き込める状態にしないことです。自分だけか特定のメンバーだけ使えるようにしましょう。
多くの場合、ロクなことになりません。
どうしてもエクセルやワード、パワーポイントで書く必要がある場合は、ChangeLogかWikiにどこにどんなファイルを残したかメモしておきましょう。
自分でWikiを設置できない人は livedoor Wiki を使うといいです。
インターネットが使えない場合は、ローカルで動くWiki的なソフトを使うといいでしょう。
僕は使ってないですがTiddlyWikiなどは割りと人気があるようです。
まとめ
駆け足でしたが、僕の情報管理についての説明をしました。 いろいろ凝った時期もあったのですが、単純なことしかやり続けることはできないというのが僕の結論です。
